تم الكشف عن مانع الإعلانات

الإعلانات تساعدنا في تمويل موقعنا، فالمرجو تعطيل مانع الإعلانات وساعدنا في تقديم محتوى حصري لك. شكرًا لك على الدعم ❤️

إدارة المستندات و الأرشفة الألكترونية هل تمحى مقولة ” فوت علينا بكرا”

إدارة المستندات و الأرشفة الألكترونية هل تمحى مقولة ” فوت علينا بكرا”

صباحك تكنولوجيا: بقلم د/ حنان عبد القادر محمد

عزيزي اَلْقَارِئ لَعَلَّ البَعض مِنَّا عَانَى بِشَكل أو بآخر عِند إِنْهَاء إِجْرَاءَات بَعض الأوراق وَالْمُسْتَنَدَات وَغَيْرهَا في بعض اَلْمُؤَسَّسَات سَواء كان من حيث الوقت في دورة اَلْمُسْتَنِد أو عَدم المَعرفة بِتَرْتِيب دورة اَلْمُسْتَنِد بين اَلْمُوَظَّفِينَ وَالْمَسْئُولِينَ. فجميع اَلْعَمَلِيَّات التي تتم داخل أي مُؤَسَّسَة هي في النهاية تَعتمِد على مَجْمُوعَة مِن الإجراءات وَكُلّ إجراء يَحْتَوِي على مجموعة من اَلنَّشَاطَات التي يَتِم تَنْفِيذهَا عادة بِشكل يَدوي وبالاعتماد على الأوراق، وفي بعض اَلْمُؤَسَّسَات يقضي اَلْمُوَظَّفِينَ وَالْمَسْئُولِينَ الكثير من الوقت في اَلْعُثُور على اَلْمَعْلُومَات اَلصَّحِيحَة أو تَرْتِيب خُطُوَات سَير اَلْمُسْتَنِد مما يَزيد مِن وقَت إنهاء الإجراءات لِلْمُسْتَنَدِ وتظهر هُنَا في الغَالب مَقُولَة “فَوَّتَ عَلَيْنَا بِكْرًا”.

ومع اَلتَّقَدُّم اَلتِّقْنِيّ الهَائِل والسير نحو اَلتَّحَوُّل اَلرَّقْمِيّ أصَبح هُنَاكَ سياسة جادة لِلتَّحَوُّلِ نَحو الأرشفة وإدارة الوثائق إلكترونياً بِشكل يَقضي عَلى الإجراءات اَلرُّوتِينِيَّة والبِيروقراطية في الدورة اَلْمُسْتَنَدِيَّة الورقية، والوصول إلى الشفافية، والتخلص من شُبُهَات الفَساد الإداري، مما يُؤَدِّي إلى حدوث مُعَدَّلَات رضا عالية لِلْمُسْتَفِيدِينَ، فَكُلّ شيء في هذا العالم له نُقْطَة بِداية وَنُقْطَة نِهاية، حتى في الوثائق وَالْمُسْتَنَدَات لها أيضاً دورة حَياة يَجب أن تَسِير وَفْق خُطُوَات مُنَظَّمَة تكفل وُصُول اَلْمُسْتَنِد إلى من يهمه الأمر في أقل وقت وبأقل جُهْد.

وَتُعْرَف الأرشفة وإدارة الوثائق إِلِكْتِرُونِيًّا بأتمتة سِير العَمل workflow automation وهي عملية تحويل اَلْمُسْتَنَدَات إلى قوالب ذكية، ثم استخدام هذه اَلْقَوَالِب لإنشاء مُسْتَنَدَات دقيقة، بمعنى تحويل الدورة اَلْمُسْتَنَدِيَّة الورقية بإحداث تغيير في الإجراءات لتتحول من إجراءات يدوية تَعتمِد على اَلْوَرَق إلى إجراءات آلية يتم تنفيذها بِمُسَاعَدَة التقنية فَيُصْبِح إنجاز تِلك اَلنَّشَاطَات يَتِمّ بِوَقْت وَبِجُهْد أقل مما يَعني تَكْلِفَة أقل بالنسبة لِلْمُؤَسَّسَةِ وخِدمة أسرع بالنسبة لِلْمُسْتَفِيدِ، وذلك بداية من مرحلة الإنشاء إلى مرحلة التخزين بما يَشْمَلهُ من بيانات من المصادر الداخلية مثل ملف تعريف العميل أو الموظف أو المصادر الخارجية مثل قواعد البيانات وجداول البيانات وقوائم الانتظار ورسائل البريد اَلْإِلِكْتِرُونِيّ وغيرها.

وفي ظِل ثورة اَلتَّحَوُّل الرقمي أصبحت مُهِمَّة إدارة الوثائق إِلِكْتِرُونِيًّا تعنى أنه بإمكان كُلّ مُسْتَخْدِمِي اَلنِّظَام طبقاً للصلاحيات تَوْجِيه وإعادة تَوجِيه أي مُسْتَنَد تم حِفْظه مُسْبَقًا في النظام إلى مُسْتَخْدِم آخر بعد إضافة أي مُلَاحَظَات أو تعليمات خاصة مع إمكانية تتبع حالة اَلْمُسْتَنِد وإحداثيات مساراته من بداية إرساله وحتى نهاية خَط دورته داخل اَلْمُؤَسَّسَة إلكترونياً مما جعل خاصية الإرسال الألكتروني من أهم المزاياه التي ساهمت في تبسيط الإجراءات وتسريع وتيرة العمل إذ يتم إنجاز أي طلب ألكتروني من النظام خلال ثوان معدودة بتنظيم اَلْمَسْئُولِينَ عن النظام.

وتعمل الأرشفة وإدارة الوثائق إِلِكْتِرُونِيًّا لِلْمُسْتَنِدَاتِ على زيادة كفاءة اَلْمُؤَسَّسَات، والرقابة على جميع الأعمال الإدارية والمالية، وَتُوَفِّر اَلْمُؤَسَّسَات التي تُنَفِّذ أتمتة اَلْمُسْتَنَدَات الوقت وتستخدم مواردها بِشكل أكثر حِكمة، حيث يُمْكِن للموظفين وَالْمَسْئُولِينَ التركيز على المهام ذات القِيمة الأعلى، حيث تسمح أنظمة الأتمتة للشركات بتقليل إدخال البيانات، وتقليل الوقت اَلْمُسْتَغْرِق في التدقيق، وتقليل المخاطر اَلْمُرْتَبِطَة بالخطأ البشري وَتَوْفِير الوقت والمال بسبب انخفاض مُنَاوَلَة الورق، وتحميل اَلْمُسْتَنَدَات، والتخزين، والتوزيع، والبريد، والفاكسات، والهاتف، والعمالة، والنفايات وغيرها. حيث يتم تحديد النشاط المطلوب تنفيذه، ومعرفة اَلْأُصُول والالتزامات وَالْمُشَارَكَة بين كل الأقسام وتسهيل اتخاذ القرار، وتسهيل اَلْوُصُول لبعض من اَلْمُسْتَنَدَات عن طريق تسجيلها فيها.

ولَعلك تتساءل عَزِيزِي اَلْقَارِئ كيف تتم الأرشفة وإدارة الوثائق إلكترونياً لِلْمُسْتَنِدَاتِ: والإجابة هي أن ذلك يأتي عن طريق استخدام التقنيات الضوئية للماسح الضوئي للتعرف على اَلْمُسْتَنَدَات ومُعالجة الحروف، ثم تأتي خُطْوَة فهرسة البيانات. بعد ذلك يُمكن التحكم في البيانات وتخزينها بجودة عالية وبطريقة يُمكن الوصول إليها. ثم يأتي اَلتَّحَوُّل التقني والذي يَضمن اَلْوُصُول الآمن للبيانات، استرجاعها، مُراجعتها، وكذلك تبَادلها بَين اَلْمُوَظَّفِينَ وَالْمَسْئُولِينَ وأخيراً اَلتَّحَوُّل الآمن للبيانات، وبَعد ذلك طِباعة البَيانات أو حِفظها على اَلسَّحَابَة أو المكان اَلْمُخَصَّص للحِفظ.

ولا يعني الأرشفة وإدارة الوثائق إلكترونياً للمٌستندات إلغاء العَامل البشري بل على العكس تماماً فهى توٌفر الأدوات التي تٌساعد الموٌظفين والمسٌئولين على إنجاز أعمالهم واتخاذ قراراتهم بسٌرعة ودقة أكبر. وتقٌوم عنهم بالحسابات والأعمال الروتينية المتٌكررة وتسهل عليهم التواصل مع أطراف دورة المسٌتند مما يٌقلل الوقت ويسٌرع العمل ويجعله أكثر جودة نتيجة تقليل الخطأ البشري أثناء تنفيذ المهٌمة. وكذلك تٌساعد في توٌفير المعلٌومات لمن يقوٌم بأداء العمل، وأيضاً تسٌاعد أتمتة إجراءات العمل التى تحتوى على خبرات الموظفين القدامى والتى يمٌكن أن تَختفى تلك الخبرات التي يملكٌونها عند خرٌوجهم للمعاش على وسيلة لحفظ الخبرات وتناقلها بشكل الكترونى يضمن وجودها.

لقد حَان الوقت للتخلص من عبارة “فَوَّتَ عَلينا بِكْرًا” بتكاتف جميع اَلْجُهُود للدولة ونَشر الثقافة للوصول للأفضل وَمُوَاكَبَة عصر اَلتَّطَوُّر وَالْوُصُول لمصاف الدول اَلْمُتَقَدِّمَة والحِفاظ على اَلْوَقْت وَالْجُهْد والموارد. لقد حَان الوقت لِلتَّطْوِيرِ حان الوقت للتحول الرقمى العميق داخل المؤسسات. . وللحديث بقية، ،

تعليقات الفيسبوك

الرابط المختصر :

إترك تعليق

البريد الالكتروني الخاص بك لن يتم نشرة . حقل مطلوب *

*

هذا الموقع يستخدم Akismet للحدّ من التعليقات المزعجة والغير مرغوبة. تعرّف على كيفية معالجة بيانات تعليقك.

الإنضمام للجروب
صفحتنا على الفيسبوك
الأكثر قراءة
مختارات عالم الفن
شخصيات عامة